„Wir schicken doch schon PDF.“
Ein PDF ist keine strukturierte Rechnung. Gefordert ist ein maschinenlesbares Format nach EN 16931, das ein Empfängersystem ohne Nachbearbeitung verarbeiten kann.
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E-Rechnung · Pflicht ab 2027
Die Frist steht.
Ihr System noch nicht.
Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B strukturiert nach EN 16931 fakturieren, ab dem 01.01.2028 alle übrigen. Empfangen müssen Sie längst. Wer ohnehin über einen Systemwechsel nachdenkt, gewinnt jetzt Vorbereitungszeit statt Termindruck.
Ab 01.01.2027
Ausstellungspflicht bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Ab 01.01.2028
Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen.
Formate
Strukturiert nach EN 16931, in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.
Bereits heute
Der Empfang strukturierter Rechnungen ist längst Pflicht.
Woran Sie es merken
Vier Sätze, die uns derzeit häufig begegnen.
„Das macht unser Steuerberater.“
Die Pflicht trifft Ihr Unternehmen, nicht Ihre Kanzlei. Freigabe, Archivierung und Nachweisführung bleiben bei Ihnen.
„Bei uns rechnen mehrere Gesellschaften ab.“
Je mehr Einheiten fakturieren, desto teurer wird eine Insellösung. Was in einer Gesellschaft funktioniert, skaliert selten auf zwölf.
„Wir warten noch ab.“
Wer erst im Herbst 2026 startet, entscheidet unter Termindruck und zahlt den Preis dafür in Beratungs- und Anpassungskosten.
Vorgehen
Vier Schritte bis zur Fristsicherheit.
Bestandsaufnahme
Welche Gesellschaften fakturieren, in welchen Formaten, über welche Systeme und mit welchen Freigabewegen?
Zielbild
Ein einheitlicher Weg für Ausgang und Eingang, statt einer Lösung je Einheit.
Umsetzung
Formate, Schnittstellen, Freigaben und Archivierung im führenden System verankern.
Nachweis
Prüfsichere Belegkette und dokumentierte Verantwortlichkeiten, bevor die Frist greift.
Woran Sie uns messen
Woran sich die Umstellung messen lässt.
Die Frist ist die Pflicht. Der eigentliche Nutzen liegt darin, dass Rechnungsprozesse danach schneller und prüfbarer laufen als vorher.
01
Anteil strukturiert ausgehender RechnungenWie viele Ihrer Ausgangsrechnungen erfüllen die Norm heute?
02
Manueller Aufwand je RechnungWas kostet eine Rechnung bis zur Freigabe an Arbeitszeit?
03
Durchlaufzeit im EingangVon Rechnungseingang bis Buchung und Freigabe.
04
PrüfbarkeitWie schnell ist eine Belegkette für einen Prüfer nachvollziehbar?
Vorher messen · Ziel vereinbaren · Nachher zeigen
Fragen
Was uns zur E-Rechnung häufig gefragt wird.
Reicht ZUGFeRD aus?
ZUGFeRD ab Version 2.0 erfüllt die Norm EN 16931, ebenso XRechnung. Welches Format sinnvoll ist, hängt von Ihren Kunden und Ihrer Systemlandschaft ab.
Betrifft uns die Pflicht als Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit. Der Empfang strukturierter Rechnungen betrifft sie dennoch.
Können wir das ohne Systemwechsel lösen?
Häufig ja, über eine Erweiterung oder einen Konverter. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie lange Ihr heutiges System noch tragen soll. Wir rechnen beide Wege durch, bevor wir eine Empfehlung geben.
Wie lange dauert die Umstellung?
Das hängt von der Zahl der fakturierenden Einheiten und Ihren Vorsystemen ab. Belastbar wird die Aussage nach der Bestandsaufnahme.
Vor dem ersten Gespräch
Material für den nächsten Schritt.
Für den Einstieg brauchen Sie nicht immer ein Gespräch. Nutzen Sie zuerst einen Check, ein Briefing oder eine Vorlage.
ERP Transformation Briefing
Zwanzig Minuten zu einer konkreten Entscheidungsfrage. Aufzeichnung und Zusammenfassung erhalten alle Angemeldeten.
Vormerken lassen
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Fristsicherheit
Wo stehen Ihre Rechnungsprozesse heute?
45 Minuten mit Rechnungswesen und IT. Danach ein Briefing auf einer Seite mit Reifegrad, offenen Punkten und dem Weg bis zur Frist.